اصل کارت یا شماره ملی.
مدارک مورد نياز ثبت نام در کارگزار عامل( مقصد ) جهت ثبت نام قطعي:
1- برگه رزرواسيون اوليه ممهور به مهر کارگزار مقدماتي
2- اصل و تصويرکارت ثبت‌نامی
3- ارائه مدرک زوجیت (شناسنامه یا عقد نامه) برای افرادی که با همسرشان در گروه ثبت نام می‌نمایند.
4-اصل کارت يا شماره ملي.
تذکر مهم : متقاضيان محترم باتوجه به مفاد جدول شماره 2 (هزينه سفر، مقصد و تاريخ پرواز) مي توانند به هريک از کارگزاران قيدشده در جدول شماره 1 مراجعه و نسبت به ثبت‌نام اوليه (ذخيره جا) در یکی از تاریخ‌های مد نظر خود اقدام نمايند.
توجه : ترتيب قرار گرفتن اطلاعات در رديفهاي جدول شماره 1 و 2 هيچ ارتباطي با يکديگر ندارند.
توجه1: متقاضيان محترم مي بايست قبل از واريز هزينه تشرف نسبت به صحت مشخصات خود در قبض واريز هزينه سفر اطمينان حاصل نموده و در صورت هرگونه مغايرت حتماً نسبت به اصلاح آن توسط کارگزار عامل ( مقصد ) اقدام نمايند تا دچار مشکل نشوند.
توجه2: منظور از کارگزار مقدماتي( مبدأ ) ، دفتر يا شرکت زيارتي است که عمل ذخيره جا ( رزرو ) را انجام داده و کارگزار عامل (مقصد) دفتر يا شرکتي است که مسئوليت عمليات ثبت‌نام قطعي، آموزش زائر و اعزام را برعهده خواهد داشت.
د) زمان پذيرش و ثبت نام :
1- انشاءا... ثبت نام درگروه‌های مرحله دوم هم‌زمان ازساعت 9 صبح ( با رعايت نوبت ) روز جمعه 4/11/92 آغاز و تا تکميل ظرفيت هريک از کاروانها ادامه خواهد داشت.
2- مبلغ هزينه سفر با توجه به تاريخ تشرف، شرايط محل اسكان و مقصد پرواز ( جده ـ مدينه ) متفاوت مي باشد. ضمناً در شرایط خاص، احتمال تغییر مقصد پروازی از مدینه به جده ویا بلعکس وجود دارد.
2- عدم ارائه هر يك از مدارك لازم هنگام ثبت‌نام و عدم پرداخت وجه مابه التفاوت هزينه سفر و نیز عدم ارائه فيش بانكي تأييد شده ظرف مهلت مقرر، به منزله انصراف از سفر تلقي شده و كارگزاران محترم مجاز به ثبت‌نام و جایگزینی از سایر واجدین تشرف می‌باشند.
3- تکمیل ، تنظیم و تحویل قرارداد مربوط بين زائر و كارگزار، الزامی است و زائرین می‌بایست پس از ثبت‌نام قطعی در کارگزار مقصد نسبت به دریافت ، مطالعه و رعایت دقیق مفاد آن اقدام فرمایند.
4- تشرف معتمرين با گذرنامه عادي ( بين المللي ) که حداقل هفت ماه از تاریخ پرواز اعتبار داشته باشد خواهد بود.
5- دريافت گذرنامه ، پرداخت عوارض خروج از کشور و هزینه واکسيناسيون به عهده متقاضي است.
6- خروج کشور اشخاص زیر 18 سال ( ذکور و اناث ) به عنوان همراه با گذرنامه والدین بلامانع می باشد، بدیهی است صدور گذرنامه و خروج کشور فرزندان ذکور بالای 17 سال تمام مشروط به ارائه موافقت سازمان نظام وظیفه عمومی ناجا خواهد بود.
7- هر متقاضی می‌بایست یک قطعه عکس 6×4 ( مشابه با عکس گذرنامه ) جهت اخذ روادید تحویل دفتر زیارتی نمایند؛ ضمناً عكس فرزندان زير 2 سال كه به همراه والدين خود نام‌نويسي مي شوند نیز بايد در گذرنامه الصاق شده باشد.
8- خروج از كشور مشمولين وظيفه عمومي و پرسنل نيروهاي مسلح تابع مقررات مربوطه مي باشد.
9- مسئوليت ممنوع الخروج بودن ( تشابه اسمي ، بدهي مالياتي و . . . ) بر عهده شخص متقاضی خواهد بود .
10- قبل از تاريخ اعلام شده، كارگزاران مجاز به پذيرش متقاضيان به هيچ وجه تحت عناوين رزرو ، ليست انتظار و .... نبوده و ثبت نام فقط در روز و ساعت اعلام شده مجاز خواهد بود .
12- اعزام متقاضيان محترم از طريق دفاتر و شركتهاي خدمات زيارتي مجاز اعلام شده در اين اطلاعيه(جدول شماره 1) خواهد بود. ازاین‌رو هرگونه ثبت‌نام در غير از دفاتر و شركتهاي مذكور فاقد اعتبار بوده و این مديريت در قبال اين‌گونه متقاضيان هيچ‌گونه مسئوليتي نداشته و با افراد و شركتهاي غيرمجاز كه اقدام به ثبت‌نام نمايند برخورد قانوني صورت خواهد گرفت .
13- حضور شخص متقاضي هنگام ثبت نام قطعی و ضروري است.
16- گروه بندي هتلهاي محل استقرار زائرين در مكه مكرمه و مدينه منوره با استاندارد هاي رايج بين المللي منطبق نبوده و بر اساس‌امكانات موجود در‌كشور عربستان تنظيم شده است.
17- مدت سفر بسته به زمان اعزام از مقصد و متناسب با گروه انتخابی و زمان‌بندی رفت وبرگشت از ایستگاه مربوطه ممکن است دوازده ساعت کاهش یا افزایش داشته باشد.
تذکرات مهم :
1 ـ امکان انجام ثبت نام اولیه و رزرو جا نزد کلیه کارگزاران مجاز سطح استان ( جدول شماره 1 ) وجود دارد لیکن قطعی نمودن ثبت نام منوط به مراجعه به کارگزار مقصد در مهلت تعیین شده خواهد بود (برابر مفاد برگه رزرو جا ).
2ـ هزینه های سفر مشمولین تشرف که بخش اصلی آن شامل هزینه ارزی ، ریالی و بلیط هواپیما می‌باشد و بخش دیگری از آن که شامل هزینه جلسات آموزشی، انتقال زائرین به فرودگاه ، هزینه های اداری کارگزاران ، مدیر و معاون راهنما می‌باشد و بر اساس ظرفیت هر گروه/ ایستگاه پروازی / مقصد / گروه قیمتی تعیین گردیده است که می بایست برابر قیمت های مصوب حج و زیارت این جدول در محل ثبت نام کارگزار نصب و قابل رؤیت باشد .
3 ـ کارگزار مجاز به دریافت هیچ گونه وجه نقد تحت هیچ عنوان دیگری را بابت ثبت نام ندارد.
تذکر : برخی از گروه‌ها جهت تهیه و تأمین ساک یک شکل (در اندازه های استاندارد شرکت‌های هوایی) ، البسه و لوازم احرام و طواف و همچنین حمل و نقل از محل سکونت به فرودگاه و بالعکس در داخل کشور به صورت یکجا اقدام می‌نمایند که در این صورت الزاما می‌باید در جلسات اول نسبت به انتخاب 3 نفر نماینده از بین خود زائرین اقدام و با نظارت آنان هزینه های خرید وسایل مذکور و حمل و نقل بررسی ، محاسبه و دریافت گردد.
« حج و زيارت استان قم »